Datenschutz­erklärung

Für Kunden und Geschäftspartner

Datenschutzhinweise für Kunden, Interessenten und Geschäftspartner

Dieser Teil gilt für die Zusammenarbeit mit uns außerhalb der Website: für Ansprechpartner unserer Kunden, Interessenten und Partner sowie für Nutzer von Anschlüssen und Geräten, die wir für Unternehmen vermitteln oder betreuen. Damit erfüllen wir unsere Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO. Bitte geben Sie diese Hinweise an Beschäftigte weiter, deren Daten Sie uns für Verträge, Anschlüsse oder Geräte übermitteln.

Wer verantwortlich ist

Verantwortlich ist die KHTC-Consulting GmbH (Kontakt siehe oben), soweit wir Daten für eigene Zwecke verarbeiten: für Beratung, Angebote, die Vermittlung von Verträgen, unsere Kommunikation und die Abrechnung. Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter info@khtc-consulting.de.

Verwalten oder betreuen wir im Auftrag eines Unternehmens dessen Anschlüsse, Telefonanlage, Geräte, Netze, Website oder KI-Anwendungen, ist dieses Unternehmen Verantwortlicher; wir verarbeiten die Daten dann nur nach seiner Weisung. Die Einzelheiten regelt unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

• Kontaktdaten: Name, Firma, Funktion, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift.
• Kommunikation: Inhalte von E-Mails, Nachrichten und Terminen, Gesprächsnotizen, Verbindungsdaten unserer Telefonate (Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer) und, wenn Sie einverstanden sind, Aufzeichnungen und Transkripte von Gesprächen.
• Vertrags- und Bestandsdaten: Kundennummern, Rufnummern, Tarife, Laufzeiten, SIM- und Gerätekennungen, die Zuordnung von Anschlüssen und Geräten zu Nutzern sowie Rechnungs- und Verbrauchsdaten.
• Abrechnungsdaten: Bankverbindung und SEPA-Mandat, Rechnungen und Zahlungen sowie Angaben zu unserer Vergütung durch Anbieter.
• Signaturdaten: bei elektronischer Unterschrift Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkte und die Protokolldaten des Signaturdienstes.

Die meisten Daten erhalten wir von Ihnen oder Ihrem Unternehmen. Weitere Daten stammen von Netzbetreibern und Anbietern, deren Verträge wir für Ihr Unternehmen betreuen, von Partnern, die uns Kontakte zu interessierten Unternehmen vermitteln, sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen wie dem Handelsregister oder Ihrer Firmenwebsite.

Wofür wir die Daten nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage

• Beratung, Angebote und Verträge: Bestandsaufnahme, Analyse und Marktvergleich, Angebote, Abschluss und Durchführung unserer Verträge, Service und Betreuung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie selbst unser Vertragspartner sind. Bei Ansprechpartnern und Nutzern eines Unternehmens stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Durchführung des Vertrags mit dem Unternehmen.
• Vermittlung von Verträgen: Beauftragt uns Ihr Unternehmen mit einem neuen Vertrag, einer Verlängerung oder einem Anbieterwechsel, übermitteln wir die nötigen Daten an den gewählten Netzbetreiber oder Anbieter, etwa für Bestellung, Portierung oder Vertragsänderung. Der Anbieter verarbeitet sie als eigener Verantwortlicher nach seinen Datenschutzhinweisen. Unsere Beratung ist für Kunden kostenfrei, weil uns die Anbieter vergüten; dafür gleichen wir mit ihnen ab, welche Verträge über uns zustande gekommen sind. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
• Kommunikation und Dokumentation: E-Mail, Telefon, Videokonferenz und Messenger, die Dokumentation von Gesprächen, Absprachen und Aufgaben in unserem CRM-System sowie die Terminplanung. Rufen Sie uns von einer unbekannten Nummer an, prüfen wir automatisch, ob sie als Werbe- oder Betrugsnummer bekannt ist; dafür übermitteln wir nur die Rufnummer an eine Spam-Datenbank. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine nachvollziehbare Kommunikation und der Schutz vor unerwünschten Anrufen.
• Gesprächsaufzeichnung und Gesprächsnotizen: Telefonate und Termine zeichnen wir nur auf, wenn wir zu Beginn darauf hinweisen und Sie einverstanden sind. Aus der Aufnahme erstellen wir ein Transkript und mit KI-Unterstützung eine Gesprächsnotiz mit Inhalten, Absprachen, nächsten Schritten und Aufgaben für unser CRM-System. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sind Sie nicht einverstanden, sagen Sie es bitte zu Beginn; dann löschen wir die Aufnahme und erstellen keine Notiz. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• KI-Unterstützung: Für Entwürfe, Zusammenfassungen und die Zuordnung eingehender Anfragen nutzen wir KI-Dienste. Anthropic und Mistral AI dürfen die Daten nach unseren Verträgen nicht zum Training ihrer Modelle verwenden. Entscheidungen treffen bei uns Menschen; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine schnelle und sorgfältige Bearbeitung.
• Werbung für eigene Leistungen: Wir informieren Kunden und Interessenten über unsere Leistungen, per E-Mail an Kunden nur zu ähnlichen Leistungen nach § 7 Abs. 3 UWG oder mit Einwilligung, telefonisch nur, wenn Sie einverstanden sind oder Ihr Einverständnis anzunehmen ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei einer Einwilligung lit. a. Widersprechen können Sie jederzeit (siehe unten).
• Buchhaltung, Aufbewahrung und Rechtsverfolgung: Rechnungen und Zahlungen, gesetzliche Aufbewahrung sowie die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wer die Daten erhält

Bei uns erhalten nur die Mitarbeitenden Zugriff, die die Daten für ihre Aufgabe brauchen. Außerdem geben wir Daten weiter an:

• Netzbetreiber und Anbieter, deren Verträge wir vermitteln, ändern oder betreuen, zum Beispiel Telefónica (o2), Vodafone, Telekom, freenet und NFON.
• Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO): Microsoft (E-Mail, Teams, Dateiablage), HubSpot (CRM-System), Hornetsecurity (E-Mail-Sicherheit), ELOVADE (E-Mail-Archiv), STRATO (Website und interne Anwendungen), Hetzner (Telefonie-Server in Deutschland), NFON (Telefonanlage), Docusign (elektronische Unterschrift), Wasabi (Ablage von Vertragsunterlagen), Plaud (Aufzeichnung und Transkription von Terminen), Mistral AI (Transkription), Anthropic (KI-Zusammenfassungen und Entwürfe), GetMyInvoices (Belegverwaltung), GitHub (automatischer Abruf von Anbieterrechnungen), die Push-Dienste von Apple und Google (Anrufanzeige auf unseren Diensthandys) sowie Anbieter verschlüsselter Datensicherungen.
• Weitere Empfänger: die Spam-Datenbank tellows (nur die Rufnummer), unsere Steuerberatung, Banken und Zahlungsdienstleister, Messenger-Anbieter, wenn Sie uns über deren Dienst kontaktieren, sowie Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Einige dieser Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der EU, vor allem in den USA, oder können von dort auf Daten zugreifen, etwa Microsoft, HubSpot, Docusign, Anthropic, Wasabi, Plaud, GitHub, Apple und Google. Wir übermitteln Daten dorthin nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission, etwa des EU-US Data Privacy Framework für dort zertifizierte Empfänger, oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

Wie lange wir Daten speichern

• Interessenten: Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Daten, sobald wir sie nicht mehr brauchen, spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt.
• Kunden: für die Dauer der Geschäftsbeziehung, danach bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO) oder der Verjährungsfristen für mögliche Ansprüche.
• Aufzeichnungen und Transkripte: bis die Gesprächsnotiz erstellt ist, spätestens 90 Tage. Die Notiz gehört zur Kundenakte.
• E-Mails: Geschäftliche E-Mails archivieren wir für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Werbewiderspruch: Widersprechen Sie der Werbung, speichern wir Ihre Kontaktdaten in einer Sperrliste, damit wir Sie nicht erneut ansprechen.

Müssen Sie uns Daten geben?

Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Für Beratung, Vermittlung und Betreuung brauchen wir aber die jeweils nötigen Angaben; ohne sie können wir nicht für Sie tätig werden.

Ihre Rechte

Ihnen stehen die oben unter „Ihre Rechte“ genannten Rechte zu: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, für uns die oder der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.